Es común que los empleados, ejecutivos o directivos de una organización o negocio en algún momento se sientan con una excesiva carga de trabajo. Pero analicemos con más detalle las posibles causas.

¿Realmente el trabajo es excesivo o se debe esto a una desorganización personal?

En la mayoría de los casos no existe tal carga excesiva de trabajo, sino esa apreciación radica en una falta de organización y principalmente a dejar todo al último momento. Seamos honestos con nosotros mismos; cuanto tiempo mal invertimos en cosas que no requieren de mucha de nuestra atención e incluso que no tienen ninguna importancia para el desarrollo y ejecución de nuestras responsabilidades en el negocio. 

¿El tiempo lo invierte en lo urgente o en lo importante?

Aún cuando suena trillado decirlo; aprendamos a identificar que no todo lo urgente es importante, por lo tanto en muchas ocasiones dejamos de prestarle atención a los asuntos importantes que tal vez requieren de tiempo de calidad y supervisión para su exitoso y oportuno resultado.


¿Lleva un adecuado control de los asuntos de trascendencia para él negocio?

Por muy brillante que sea nuestra memoria siempre se requiere de una agenda u otra forma de llevar un seguimiento de todos los asuntos de importancia, un asunto importante mal administrado puede convertirse en un asunto urgente de mucha importancia que por consiguiente nos genera la sensación de una excesiva carga de trabajo y esto puede significar la diferencia entre un negocio mal administrado.

  ¿Tiene siempre en mente uno de los principios de administración?

  “La autoridad se delega… la responsabilidad se comparte”

Cuando nos referimos a la administración de un proyecto de negocios, sus implicaciones van mucho más allá de simplemente asignar funciones y responsabilidades, aun cuando usted seda o asigne el proyecto a un tercero, sin tener claras y amplias referencias de él, puede estar corriendo un riesgo potencial. Incluso es común que proyectos que prometían ser exitosos y productivos se conviertan en un fracaso de negocio por una inadecuada o nula asesoría.

En el mundo empresarial, el término de proyecto es un concepto del que se habla todos los días, ya sea que se trate que un cliente desea invertir en una obra de gran magnitud que deberá ser diseñada y construida o que se trate de la adquisición de una infraestructura ya construida y el cliente desea saber si dicha obra se podrá adaptar íntegramente a sus necesidades de negocios, recuerde que un proyecto, sea este en calidad de construcción o de adquisición, implica demasiados aspectos que pueden poner en riesgo su inversión, no solo se trata de invertir, sino la pregunta es: ¿Sabe cómo invertir? ¿Conoce la plusvalía de lugar? ¿Tiene en claro el crecimiento económico de dicha zona? ¿Las condiciones técnicas no representan un inconveniente? ¿Ha realizado un estudio de marketing y de factibilidad de negocio?

Si alguno de los planteamientos de los que hemos hablado, le resulta familiar, seguramente es porque necesita de Asesoría.

 

Ahora bien, me permito a continuación, brindarle algunos consejos que debe tener bien presente antes de tomar la decisión de invertir en un proyecto de negocio:

·         Establezca un objetivo bien definido, particularmente determine los alcances que deberá tener el mismo.

·         Determine claramente y sin ambigüedades el valor que tiene estimado invertir en él.

·         Precise todas las actividades que implicará el mismo y establezca en la mediad de lo posible un solo responsable o asigne el menor número posible de personas que podrán tomar decisiones trascendentales.

·         Fije con mucha cautela y precisión el tiempo en el que deberá tener disponible el inmueble, recuerde que el tiempo es dinero y que los retrasos en entregas generalmente vienen asociados a desembolsos mayores de efectivo.

Generalmente, un proyecto de negocios requiere de un solo intento en su ejecución y puesta en marcha. Las indecisiones puedes resultar muy onerosas financieramente hablando.

Actualmente el hábito del ahorro es un concepto que pocas personas llevan a cabo, existe información en algunos países respecto a que solo entre un 30 a un 60% de la población, destinan una fracción de sus ingresos al ahorro. El ahorro se entiende como la proporción de los ingresos de una persona o negocio que no destina al gasto y tiene como finalidad su acumulación para un uso futuro, sea este para prevenir contingencias o para la realización de proyectos y emprendimientos.

Las necesidades imprevistas representan uno de los factores de mayor preocupación en la economía familiar, muchas personas gracias al ahorro han podido hacer frente a situaciones inesperadas o han logrado sueños que en condiciones normales no podrían haber realizado, como pagar la prima del auto o la casa soñada, realizar un viaje, obtener algún artículo que por sus características no puede adquirirse con el nivel de ingresos habituales etc.

¿Cómo crearse el hábito del ahorro?

Ciertamente en épocas de crisis y recesión económica resulta complicado destinar cantidades para el ahorro, debido principalmente a que la misma escasez obliga destinar todos los recursos obtenidos a las necesidades y otros conceptos prioritarios, sin embargo, es posible crearse el hábito de ahorrar, considerando algunas de las siguientes recomendaciones:

Realice un análisis detallado de todos sus gastos y determine los conceptos que podría disminuir o bien dejar de realizar.

Oblíguese a generar un excedente por modesto que sea este, recurra de ser necesario a la vieja práctica de ahorrar en el chanchito o puerquito.

Al cabo de un tiempo, revise los logros alcanzados, posiblemente se sorprenda de los resultados y esto lo motivará a crearse nuevas metas de ahorro.

¿Cómo invertir los ahorros?

Una vez que ha dado el gran paso de lograr un ahorro, debe elegir la forma más conveniente para invertirlos, considere los siguientes aspectos antes de decidir cómo y donde los invertirá:

Analice las opciones entre las múltiples instituciones de crédito, dando preferencia a aquellas que le ofrezcan el más alto rendimiento y le garanticen seguridad y confianza.

Si su objetivo es lograr pagar la prima de un automóvil, abri un negocio o de una casa, la misma institución financiera le podrá ayudar a realizar su objetivo, incluso el hecho de contar con una cuenta de ahorros, le permitirá acceder con mayor facilidad a la obtención del crédito para adquirir la casa, el automóvil o dar apertura a ese negocio soñado.

¿Qué beneficios se obtienen al ahorrar?

Más allá de la satisfacción de contar con un excedente de dinero que le permitirá invertirlo a su elección, existen otras razones para hacerlo:

Adquiere un mayor y mejor control de los gastos.

Le brinda satisfacción y sentido de tranquilidad el contar con una reserva.

Disminuye en forma drástica el pago de intereses, recargos, multas y sobretodo, reduce en una cantidad importante los gastos poco necesario o innecesarios.

Mejora su salud al disminuir el estrés por la incertidumbre y la impotencia de no poder controlar su situación financiera.

En materia de finanzas, el ahorro y el uso eficiente de los recursos constituyen las bases para el éxito y el crecimiento económico personal o de su negocio. Es importante meditar y tomar la decisión de incrementar o bien iniciar la práctica del ahorro, que sin lugar a dudas traerá en el corto, mediano y largo plazo importantes satisfacciones y beneficios personales.

Contar con un presupuesto en muy importante. La mayoría de negocios, empresas y personas exitosas elaboran y se manejan por medio de este instrumento financiero, paradójicamente muchas otras personas que se encuentran en constante problemas de pago, no lo manejan y en mucho, se puede afirmar que parte del problema estriba precisamente en la falta de planeación y control de los ingresos y gastos personales.

¿Qué es un presupuesto familiar?

Es el documento en donde proyectamos futuras entradas de dinero por ejemplo, ingresos que obtendremos a través de nuestro empleo o negocios y futuras salidas de dinero o gastos como la alimentación, el transporte, las diversiones, los estudios, los pagos de deudas etc.

El principal objetivo de elaborar el presupuesto familiar, es tener control de nuestros gastos, tratando siempre que la diferencia entre los ingresos y gastos sea la mayor posible para obtener un excedente o ahorro.

Un aspecto muy importante en la etapa de elaboración del presupuesto, es la distinción que debemos hacer entre un deseo y una necesidad, porque será a éstas últimas a las que debemos darle prioridad al momento de presupuestar las partidas.

¿Cuál es la diferencia entre un deseo y una necesidad?

La necesidad surge de un impulso difícil de controlar. Dicho impulso generalmente está encaminado a satisfacer algún aspecto imprescindible en la vida personal, como el comer, vestir, pago de la vivienda etc.

El deseo es una acción voluntaria tendiente a la obtención de conocimientos, posesiones o disfrute de una cosa. Con lo que podemos claramente evidenciar que las necesidades no las podemos erradicar, si acaso disminuir, en cambio los deseos, en la mayoría de los casos los podremos omitir, sin que ello represente ningún perjuicio personal.

¿Cuáles son los beneficios de elaborar un presupuesto?

Los presupuestos le permiten conocer con anticipación si podrá hacer frente a ciertos gastos no recurrentes que están por venir, como por ejemplo el pago de matrícula anual de su hijo, los gastos de la cena de fin de año, pagar el viaje que tiene decidido realizar etc.

Si usted conoce con anticipación que tendrá faltantes de dinero, puede planear como resolverlos o si es el caso contrario, que tiene usted algunos excedentes, le permitirá decidir en que los invertirá, como podría ser incrementar su cuenta de ahorro, pagar la prima de un auto nuevo etc.

¿Cuál es la mecánica para elaborar el presupuesto familiar?

Identifique claramente sus ingresos totales (salarios, intereses, pensiones, etc.) y en una hoja sea de papel o electrónica anótelos en la parte superior en una de las columnas.

Determine con el mayor detalle y precisión posible cada uno de sus gastos habituales (pago de casa, luz, teléfono, gasolina, transporte, pagos de tarjetas, alimentación, cuotas escolares etc.) y en la misma columna anótelos en forma de lista con la intención de totalizar los mismos y restarlos del total de sus ingresos.

Con los resultados anteriores, podrá determinar si tendrá faltantes o excedentes en el periodo de tiempo que está presupuestando, lo recomendable es que presupueste cada mes, dividiendo la información en semanas para un mayor control.

La regla general en materia financiera, es lograr siempre un excedente o ahorro de por lo menos un 10% de sus ingresos, lo que le permitirá cubrir necesidades extraordinarias y más aún, lograr un equilibrio muy importante en su nivel de vida. Si aún no cuenta con un presupuesto, tome este breve artículo como una invitación y reflexión para empezar a determinarlo.